Sessions
Wie Gespräche mit der Kundin als Sessions festgehalten werden, wie aus Notizen oder einer Aufnahme ein Protokoll entsteht und warum es die Kundin erst nach der Freigabe des Advisors sieht.
Eine Session ist ein Termin von Advisor und Kundin. In ARVEMO ist sie ein Objekt mit Code, Datum und Agenda. Nach dem Termin kann der Kurator aus Notizen oder einer Aufnahme ein Protokoll mit Entscheidungen, Aufgaben und Risiken machen.
Eine Session anlegen#
- Sessions öffnen.
- Das + der Seite nutzen oder Arvemo im Chat bitten. Das Formular heißt Neue Session.
- Thema, Datum, Uhrzeit und Format (vor Ort, remote oder hybrid) eintragen. Wer eine Agenda möchte, ergänzt Leitfragen.
Sessions anlegen und bearbeiten können Advisors und die Rollen der Kundenseite mit vollem Zugriff. Die Seite teilt in Anstehend und Vergangen. Eine Session lässt sich absagen; sie steht dann als abgesagt da. Die Sessionseite zeigt die Agenda, bis das Protokoll vorliegt.
Aus Notizen ein Protokoll machen#
Das kann nur der Advisor.
- Die Session öffnen.
- Unter Protokoll die Notizen schreiben: was besprochen, entschieden und verabredet wurde, wer was bis wann macht, welche Risiken aufkamen. Stichworte reichen. Nötig sind mindestens 20 Zeichen.
- Protokoll schreiben drücken.
Der Kurator schreibt den Entwurf als Agent-Aufgabe, die sich verfolgen lässt. Er schreibt aus den Notizen und dem, was der Workspace schon weiß (Personen, Codes). Aufgaben werden nur mit Fälligkeitsdatum vorgeschlagen; die Verantwortlichen jeder Aufgabe in der Freigabe prüfen.
Aus einer Aufnahme ein Protokoll machen#
Im Web Mit Aufnahme drücken und mit Aufnahme wählen eine Audiodatei wählen. Notizen lassen sich ergänzen. Angenommen werden MP3, WAV, M4A, MP4, OGG und WebM bis 200 MB. Dann die Nachbereitung mit Session beenden · Nachbereitung starten starten. Während des Laufs zeigen Schritte den Stand: Aufnahme hochgeladen, Transkript mit Sprechern, Protokoll geschrieben, Entwurf in den Freigaben. Aufnahmen lädt nur der Advisor hoch. Auf dem iPhone lässt sich die Session direkt in der Session aufnehmen und senden, auf Wunsch mit Notizen; das Protokoll kommt ebenfalls als Freigabe.
Eine Freigabe, dann sieht es die Kundin#
Das Ergebnis kommt als eine Freigabe in die Freigaben – nicht als Protokoll, das schon öffentlich wäre. Der Entwurf enthält Ziel, Teilnehmende, den Verlauf mit Ergebnissen, Entscheidungen, Aufgaben, Risiken, offene Fragen und den Entwurf eines Follow-up-Texts. In der Freigabe lassen sich Teile abwählen: Entscheidungen, Aufgaben, neue Risiken oder Änderungen an bestehenden Risiken. Ein Risiko, das es im Workspace schon gibt, wird nicht doppelt angelegt. Teile, die der Agent an den Notizen nicht belegen konnte, bleiben abgewählt, mit Begründung.
Das Transkript ist Teil des Protokolls, das die Kundin sieht. Mit der Freigabe werden die gewählten Entscheidungen, Aufgaben und Risiken angelegt, und das Protokoll wird bei der Session gespeichert. Bis dahin sieht die Kundin nur den Hinweis, dass das Protokoll entsteht. Danach sieht sie es auf der Sessionseite. Wie Freigaben funktionieren, steht unter Freigaben.
Wer sieht was#
Die Aufnahme und die Notizen bleiben beim Advisor. Die Kundin sieht die Agenda und, nach der Freigabe durch den Advisor, das Protokoll. Bei einer aufgenommenen Session gehören das Transkript mit Sprechern und der Follow-up-Text dazu; den Entwurf daher vor der Freigabe lesen. Mit der Rolle Lesen sind Sessions nicht sichtbar.
Häufige Fragen#
Warum erscheint das Protokoll nicht sofort bei der Kundin?
Weil es Aussagen des Advisors enthält und Entscheidungen und Aufgaben anlegt. Der Advisor liest und gibt es zuerst frei.
Kann ich Aufnahme und Notizen zusammen nutzen?
Ja. Notizen zu einer Aufnahme werden neben dem Transkript verwendet.
Kann die Kundin eine Aufnahme hochladen?
Nein. Aufnahmen und Protokoll-Notizen sind Sache des Advisors.
Was, wenn der Kurator etwas falsch erfasst hat?
In der Freigabe den Teil abwählen oder den Entwurf vor der Freigabe ändern. Aus einem abgewählten Teil entsteht nichts.