Freigaben

Was eine Freigabe ist und wo sie liegt#

Eine Freigabe ist ein Vorschlag eines Agents: ein Dokument, ein neues Ziel oder Todo, eine Änderung an etwas Bestehendem, eine Antwort im Namen des Advisors. Advisors finden sie unter Freigaben. Dort stehen die offenen Freigaben aller Workspaces, das Dringendste zuerst. Entschiedene Freigaben verschwinden aus der Liste; ihre Spur steht am Eintrag selbst (Verlauf) und im Verlauf der Agents.

Chat-Antworten und Dokumente, die im Chat ausdrücklich angefragt werden, sind keine Freigaben. Sie kommen direkt zurück. Einige andere Entscheidungen haben ihren eigenen Ort: Textänderungen sind Änderungsvorschläge im Text, Gedächtniseinträge werden auf der Seite Brain entschieden, Verbindungen zwischen Einträgen im Explorer. Arvemos eigene Angebote stehen unter Vorschläge.

Freigeben, ändern oder verwerfen#

1. Freigaben öffnen und eine Freigabe auswählen. Zu sehen sind der Entwurf, der Agent, der ihn geschrieben hat, und die Aufgabe dahinter.
2. Entwurf lesen. Unter Gespräch lässt sich ein Kommentar schreiben; der Agent, der den Vorschlag gemacht hat, antwortet im Faden oder überarbeitet ihn.
3. Dann eines wählen:
   • Freigeben setzt den Vorschlag um. Im Web und auf dem Mac gilt ⌘↩ (unter Windows Strg+Enter).
   • Bearbeiten ändert den Entwurf zuerst selbst (⌘E im Web und auf dem Mac); freigegeben wird dann die eigene Fassung.
   • Verwerfen verwirft ihn (im Web und auf dem Mac ⌫). Es fragt nie nach; siehe Rückgängig unten.
4. Liegt die Freigabe bei einer Kollegin, macht Übernehmen sie zur eigenen.

Auf iPhone und iPad stehen dieselben Knöpfe am Fuß der Seite. Besteht ein Vorschlag aus mehreren Teilen (eine Kette), lassen sich einzelne Teile vor der Freigabe abwählen. Ein verworfenes Dokument landet im Archiv und lässt sich dort als Entwurf zurückholen.

Rückgängig und Gnadenfrist#

Freigeben und Verwerfen werden erst nach fünf Sekunden abgeschickt. Der Eintrag verlässt die Liste sofort, und es erscheint eine Meldung mit Rückgängig; innerhalb der fünf Sekunden angeklickt, ist nichts geschehen. Danach lässt sich die Entscheidung nicht mehr zurücknehmen. Im Web schickt das Verlassen der Seite eine wartende Entscheidung sofort ab; in den Apps geschieht das beim Wechsel des Workspaces oder beim Verlassen der App.

Davon zu unterscheiden ist das Entfernen eines Objekts. Entfernen (je nach Typ auch Schließen, Archivieren und Ähnliches) nimmt etwas Bestehendes aus dem Workspace; auch das hat ein Rückgängig. Möchte eine Kundin bestimmte Arten von Einträgen entfernen, wird daraus ein Vorschlag an den Advisor.

Überarbeiten lassen#

Annehmen oder Verwerfen ist nicht nötig. Man kann die Freigabe kommentieren oder in der Prüfliste Stellen markieren und Überarbeiten lassen ({{count}}) wählen: Der Agent schreibt die markierten Absätze neu, und die Freigabe bekommt eine neue Fassung mit eigener Nummer. Änderungen zeigen vergleicht sie mit der vorigen. Während der Agent überarbeitet, ruhen Freigeben und Verwerfen; entschieden wird über die neue Fassung, sobald sie da ist.

Die Prüfliste#

Bei Dokument-Vorschlägen prüft Arvemo den Entwurf, bevor er freigegeben wird, und zeigt die Befunde in der Prüfliste daneben (Prüfliste ausblenden und Prüfliste zeigen schalten sie um). Geprüft wird, ob die Aufgabenstellung beantwortet ist, ob der Text Entscheidungen oder Zielen des Mandats widerspricht, ob Quellen und Belege tragen, und ob die eigenen Hausregeln eingehalten sind. Dazu kommen die Kernaussagen des Dokuments; zu jeder wird angegeben, ob man sie teilt oder anders sieht.

Pro Befund lässt sich annehmen, ablehnen, nachfragen oder der Text selbst ändern; im Web und auf dem Mac bewegen J und K, die Aktionen liegen auf A, X, F und S. Auf dem iPhone führt die Liste Schritt für Schritt durch und zeigt, der wievielte von allen Schritten gerade offen ist. Sind wichtige Befunde offen, fragt das Freigeben einmal nach: Trotzdem freigeben.

Wie gründlich Arvemo prüft, wird je Dokumenttyp eingestellt (Gründlich, Standard, Nur Richtung, Aus) in den Freigabe-Einstellungen (Freigaben in den Einstellungen); ändern können es Owner und Admins der Organisation. Die Prüfung sieht nur die Advisor-Seite.

Wer freigeben darf#

Kolleginnen und Kollegen der Advisor-Seite geben frei; Kundinnen nicht, welche Rolle sie auch haben. Die Organisation legt die Regel in den Freigabe-Einstellungen fest (Freigaben): jede Kollegin im Workspace, nur die Leitung oder die Leitung und die angefragte Person. Ein Workspace darf strenger sein als die Organisation, nie lockerer.

Zwei Ergänzungen. Wo die Organisation die Regel Vorschläge der Kundenseite nutzt, entscheidet zuerst die Rolle Verantwortlich der Kundenseite, gibt Vorschläge aber nur an euch weiter. Wo der Tarif es enthält, braucht, was die Kundin erreicht, eine zweite Person (Vier-Augen).

Wartet eine Freigabe zu lange (standardmäßig 3 Tage, wählbar 1 bis 14), werden die Leitung sowie Owner und Admins der Organisation erinnert, und eine benannte Vertretung übernimmt sie.

Was die Kundenseite sieht#

Kundinnen haben keinen Ort für Freigaben. Ein eigener Vorschlag (etwa ein neues Ziel) steht am Eintrag mit dem Hinweis, dass er auf den Advisor wartet, und sie kann ihn zurückziehen. Nutzt die Organisation die Regel Vorschläge der Kundenseite, sieht die Kundin mit der Rolle Verantwortlich die Vorschläge ihres Teams zuerst unter Heute und gibt sie weiter oder verwirft sie.

Die Zahl, die wartet#

Die eine Zahl zählt, was einen Menschen braucht: offene Freigaben, Ergebnisse von Agents, die einen Blick verlangen, und ungelesene @-Erwähnungen. Das ist die Zahl der Advisors. Bei Kundinnen zählen nur ungelesene @-Erwähnungen, bei der Person mit der Rolle Verantwortlich außerdem die Vorschläge ihres Teams, die auf sie warten. Näheres steht auf der Seite Benachrichtigungen. Das Dock-Symbol auf dem Mac weicht ab: Es zeigt nur die offenen Freigaben (Advisors) bzw. die ungelesenen Benachrichtigungen (Kundinnen).

Häufige Fragen#