Dokumente

Ein Dokument hochladen#

1. Dokumente öffnen.
2. Die Datei auf die Seite ziehen oder mit + Dokument wählen. Im Web jeweils eine Datei, auf Mac und iPhone mehrere auf einmal.
3. Die Schritte unter der Datei verfolgen: geprüft, Text erkannt, zusammengefasst und verknüpft, durchsuchbar gemacht, Vorschlag beim Advisor.

Angenommen werden PDF, Bilder als PNG und JPEG, Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx) und reiner Text (.txt, .md, .csv), bis 25 MB je Datei. ARVEMO prüft den Inhalt, nicht nur den Dateinamen: Passt der Inhalt nicht zum Typ, wird die Datei abgelehnt. Ältere Office-Formate (.doc, .xls, .ppt), Archive und andere Bildtypen werden nicht angenommen.

Hochladen können Advisors und, auf der Kundenseite, die Rollen Verantwortlich und Voll. Mit der Rolle Lesen ist kein Upload möglich, und Dokumente sind nicht sichtbar. Ein Upload per E-Mail oder WhatsApp ist nicht vorgesehen.

Was nach dem Upload passiert#

Der Kurator prüft die Datei, liest den Text, schreibt einen kurzen Titel und eine Zusammenfassung und verknüpft das Dokument mit Zielen sowie mit Entscheidungen, Risiken oder Sessions, die darin vorkommen. Scans und Fotos werden zuerst als Text gelesen. Ist die Datei eine neue Fassung eines Dokuments, das schon im Workspace liegt, steht das im Vorschlag; zusammengeführt wird nichts von allein.

Das Ergebnis ist ein Vorschlag in den Freigaben für den Advisor – auch dann, wenn der Advisor die Datei selbst hochgeladen hat. Mit der Freigabe erscheint das Dokument in der Liste und in der Suche. Der Upload einer Kundin wartet auf dieselbe Weise auf den Advisor. Die Seite zeigt, in welchem Zustand die Datei ist.

Warum wurde meine Datei markiert oder abgelehnt?#

• Abgelehnt: falscher oder nicht passender Typ, leere Datei, Datei über 25 MB, Office-Datei, die entpackt weit zu groß ist, oder Datei ohne lesbaren Text.
• Makros oder aktive Inhalte: Die Datei wird markiert und unverändert aufbewahrt. Nichts darin wird ausgeführt.
• Anweisungen an eine KI: Richtet sich der Text an ein KI-System, wird das Dokument markiert und nur als Daten behandelt. Agents lesen es, folgen ihm aber nicht.
• Personenbezogene Daten Dritter (etwa Gesundheit oder Gehalt): Das Dokument wird als intern vorgeschlagen, der Advisor prüft die Sichtbarkeit.

Office-Dateien werden als Text gelesen; was kein Text ist (Diagramme, Bilder), wird nicht gelesen. Eine Markierung löscht nichts; sie bittet den Advisor, genauer hinzusehen.

Fragen zu den Dokumenten stellen#

Auf der Seite Frag die Knowledge Base nutzen und Suchen drücken. Die Antwort ist kurz, entsteht nur aus Dokumenten, die die Person sehen darf, und jede Aussage trägt eine Quelle wie [K-12, S. 3]. Die Quellen stehen mit Seite darunter. Beantworten die Dokumente die Frage nicht, wird das gesagt; der Advisor kann dann den Researcher weitersuchen lassen. Eine Zusammenfassung ersetzt nie das Original – vor einer Entscheidung die Quelle lesen. Die Frage geht auch im Chat. Für Kundinnen funktioniert das, wenn auf ihrer Seite des Workspaces Agents aktiviert sind.

Wer sieht ein Dokument?#

Der Advisor sieht alle Dokumente. Kundinnen mit den Rollen Verantwortlich oder Voll sehen die geteilten Dokumente. Mit der Rolle Lesen sind Dokumente nicht sichtbar. Ein Dokument mit der Markierung intern sehen nur die Advisor-Seite; nur der Advisor setzt sie. Suche und Fragen greifen immer nur auf Dokumente zu, die die Person sehen darf. Kommentare zu einem Dokument können geteilt oder intern sein, siehe Kommentare und Fassungen.

Herunterladen, ersetzen, löschen#

• Original: Im Web bietet die Zeile des Dokuments Original zum Herunterladen, auf Mac und iPhone steht am Dokument Original ansehen. Jeder Abruf wird protokolliert.
• Neue Fassung: die neue Datei hochladen. Der Kurator vergleicht sie und schlägt sie als neue Fassung des alten Dokuments vor.
• Entfernen / löschen: Im Web lässt sich das Dokument über sein Menü entfernen. Auf Mac und iPhone können der Advisor oder die Person, die die Datei hochgeladen hat, die Datei selbst nach einer Rückfrage löschen: Das abgelegte Dokument wird mit entfernt, das Entfernen lässt sich rückgängig machen, die Datei selbst kommt nicht zurück.

Häufige Fragen#